|
AFYON KOCATEPE ÜNİVERSİTESİ Hassas Görevler Listesi
|
Doküman No : 01 İlk Yayın Tarihi : 23.12.2022 Revizyon Tarihi : Revizyon No : – |
|||||||
| Birim* | Uluslararası İlişkiler Uygulama ve Araştırma Merkez Müdürlüğü | |||||||
| Sıra No | İlgili Birim** | Hassas Görev | Sorumlu Personel | Sorumlu Yönetici*** | Risk Düzeyi**** | Görevin Yerine Getirilmeme Sonucu | Alınması Gereken Önlemler veya Kontroller | |
| 1 | Uluslararası İlişkiler Uygulama ve Araştırma Merkezi | Proje yönetiminin adil ve şeffaf bir şekilde yürütülmesini sağlamak | Harcama Yetkilisi (Müdür) | Uluslararası İlişkiler Uygulama ve Araştırma Merkez Müdürü | Yüksek | 1. Projelerin verimli bir şekilde yürütülememesi
2. Hibenin istenilen düzeyde kullanılamaması
|
1. Yönetim kuruluna düzenli olarak rapor sunulması
|
|
| 2 | Uluslararası İlişkiler Uygulama ve Araştırma Merkezi | Proje katılımcılarına ödenen miktarın doğruluğunun kontrol edilmesi | Gerçekleştirme Görevlisi (Müdür Yardımcıları) | Uluslararası İlişkiler Uygulama ve Araştırma Merkez Müdürü | Yüksek | 1. Proje katılımcı ödemelerinde veya satın almalarda yanlış miktarlarda ödeme gerçekleştirilmesi | 1.Veri giriş sistemi üzerinden tutarların kontrol edilmesi
2. Gerçekleştirme görevlisinin ödemeyi kontrol etmesi 3. Harcama yetkilisinin ödemeyi kontrol ederek onaylaması |
|
| 3 | Uluslararası İlişkiler Uygulama ve Araştırma Merkezi | Mali ödemelerin doğru projeden ödenmesi | Muhasebe Veri Giriş Görevlisi (Bilgisayar İşletmeni) | Uluslararası İlişkiler Uygulama ve Araştırma Merkez Müdürü | Yüksek | 1. Yanlış projelerden hibe aktarımını gerektirmesi
2. Kur farkının personele rücu ettirilmesi
|
1.Veri giriş sistemi üzerinden proje numarasının kontrol edilmesi
2. Gerçekleştirme görevlisinin proje numarasını kontrol etmesi 3. Harcama yetkilisinin proje numarasını kontrol ederek onaylaması |
|
| 4 | Uluslararası İlişkiler Uygulama ve Araştırma Merkezi | Mali ödemelerin doğru ve zamanında yapılması | Muhasebe Veri Giriş Görevlisi (Bilgisayar İşletmeni) | Uluslararası İlişkiler Uygulama ve Araştırma Merkez Müdürü | Yüksek | 1. Proje katılımcılarının ödemelerini geç alması
|
1. Proje katılımcılarının hareketlilik evraklarını ve sözleşmelerini en az 1 ay öncesinde tamamlaması
2. Veri giriş görevlisi, gerçekleştirme görevlileri ve harcama yetkilisi tarafından sürecin devamlı takip altında bulundurularak kontrol edilmesi |
|
| 5 | Uluslararası İlişkiler Uygulama ve Araştırma Merkezi | Türkiye Ulusal Ajansına zamanında proje başvurularının yapılması | Proje Yürütücüsü (Uzmanlar) | Uluslararası İlişkiler Uygulama ve Araştırma Merkez Müdürü | Yüksek | 1. Hibe alınamaması ve mevcut proje yılında öğrenci ve personel hareketliliği gerçekleştirilememesi | 1.Uzman personel tarafından proje başvuru tarihlerinin takip edilmesi
1.Müdür ve müdür yardımcıları tarafından ilgili başvurunun takvim süresi içerisinde yapıldığının kontrol edilmesi |
|
| 6 | Uluslararası İlişkiler Uygulama ve Araştırma Merkezi | Proje yönetim sürecinin Erasmus+ uygulama el kitabı dahilinde yapılması | Proje Yürütücüsü (Uzmanlar) | Uluslararası İlişkiler Uygulama ve Araştırma Merkez Müdürü | Yüksek | 1.Proje katılımcılarına uygunsuz ödeme yapılması
2. Öğrenci ve personelin seçim süreçlerinin yanlış gerçekleştirilmesi 3.Kurallara aykırı uygulama yapılması
|
1.Uzman personel tarafından her yıl Ulusal Ajans tarafından yayımlanan kitapçığın okunması
2. Müdür ve Müdür yardımcıları tarafından proje uygulamalarını ve yönetim sürecinin takibinin sağlanması |
|
| 7 | Uluslararası İlişkiler Uygulama ve Araştırma Merkezi | Öğrenci ve personel seçim kriterlerinin adil, şeffaf ve herkesi kapsayıcı şekilde belirlenmesi | Seçim Komisyonu | Uluslararası İlişkiler Uygulama ve Araştırma Merkez Müdürü | Yüksek | 1.Ulusal Ajans tarafından ilan edilen seçim kriterlerinin dikkate alınmaması
2. Eşitlik ilkesine aykırı hareket edilmesi |
1. Seçim Komisyonu tarafından öğrenci ve personel seçim tutanaklarının incelenmesi ve değerlendirilmesi
2. Yönetim kurulu kararı öncesinde kurul üyeleri tarafından kontrolünün sağlanması |
|
| 8 | Uluslararası İlişkiler Uygulama ve Araştırma Merkezi | Tüm işlemlerin KVKK kapsamında yürütülmesi | Uluslararası İlişkiler Uygulama ve Araştırma Merkez Müdürlüğü tüm çalışanlar | Uluslararası İlişkiler Uygulama ve Araştırma Merkez Müdürü | Yüksek | 1.Gizliliği korunması gereken bilgilerin paylaşılması
2. Kurum yazılımlarının şifrelerinin kurum dışındaki üçüncü şahıslarla paylaşılması |
1. Müdür ve Müdür yardımcıları tarafından tüm çalışanlara KVKK konusunda bilgilendirme yapılması ve bu kapsamda KVKK’ya riayet edilmesinin sağlanması
2. KVKK’ya uyulmaması durumunda sorumlu personel hakkında gerekli idari yaptırımların uygulanması |
|
| 9 | Uluslararası İlişkiler Uygulama ve Araştırma Merkezi | Resmi yazılardaki gizli bilgilerin üçüncü şahıslar ile paylaşılması | Memur | Uluslararası İlişkiler Uygulama ve Araştırma Merkez Müdürü | Yüksek | 1.Gizliliği korunması gereken bilgilerin paylaşılması | 1. Müdür ve Müdür yardımcıları tarafından tüm çalışanların KVKK kapsamında görevlerinin yürütülmesinin sağlanması
2. Üçüncü şahıslarla paylaşılması durumunda sorumlu personel hakkında gerekli idari yaptırımların uygulanması |
|
|
ONAYLAYAN
Doç. Dr. Volkan YÜNCÜ Müdür |
||||||||