1.Adım: Öğrenci yayınlanan ilanlardan sonra şartları sağlaması durumunda staj yapmak istediği kurumdan Kabul Belgesi almak için yazışmalara başlar.

Staj yeri bulmak için aşağıda yer alan web adresimizden faydalı sitelere ulaşabilirsiniz.

( https://uim.aku.edu.tr/nasil-staj-yeri-bulabilirim/ )

Koordinatörü yardımıyla staj yapacağı kurumu belirler.

(Staj koordinatör listesi için https://uim.aku.edu.tr/erasmus-koordinatorleri/ linke tıklayınız)

Staj yapacağı kurumdan kabul mektubu alır. (Öğrencinin adı, soyadı, T.C. kimlik numarası ve hangi tarihler arasında staj yapacağı gün/ay/yıl şeklinde belirtilmesi ve yapacağı işin kısa bir tanımının yazılması gerekir. Staj gün hesaplamasını ekteki hibe cetveli yardımıyla yapabilirsiniz. Kurumun antetli kağıdına yazılmış, imzalı ve mühürlü olmalıdır.)

Örnek Kabul Belgesi

2.Adım: Kabul Belgesini alan öğrenciler ilgili ilana başvurmak için gerekli olan belgeleri elden teslim etmeleri veya uib@aku.edu.tr adresine mail yolu ile göndermeleri gerekmektedir.

Başvuru için gerekli belgeler;

➢ Başvuru Formunun çıktısı (Form bilgisayar ortamında doldurulacaktır. İmzalı ve fotoğraflı)

➢ Güncel Öğrenci Belgesi (imzalı ve mühürlü)

➢ Güncel Transkript (imzalı ve mühürlü)

➢ Davetiye/Kabul Yazısı (Acceptance Letter) (karşı kurumdan alınacak)

3.Adım: Ön Başvuru yapan öğrencilerin sıralama puanlarına göre asil – yedek listesi oluşturulur ve asil listeye giren öğrenciler aşağıdaki adımlara devam ederek hareketliliğe katılır.

4.Adım: Uluslararası İlişkiler Müdürlüğü tarafından yapılan oryantasyon programına katılır.

Oryantasyon tarihi internet sayfamızda ilan edilir.( https://uim.aku.edu.tr/ )

5.Adım: Bölüm Staj Onay Formu: Öğrencilerin staj hareketliliğine katılmadan önce Bölüm Başkanı’ndan ve Bölüm Erasmus Koordinatöründen onay almaları gerekmektedir. Öğrenci sorumlu kişilerden onayını aldıktan sonra belgeyi elden teslim eder veya uib@aku.edu.tr  adresine gönderir.

Örnek Dilekçe

6.Adım:  Learning Agreement for Traineeship : Öğrencilerin gidecekleri kurum ile staj anlaşması yapmaları gerekmektedir. Belgenin “Before the Mobility” kısmı hareketliliğe katılmadan önce doldurulmalıdır. Belge doldurulduktan sonra öğrenci imzasını atar ve daha sonra Erasmus Bölüm Koordinatörüne imzalatması gönderir. Erasmus Bölüm Koordinatörü belgeyi imzaladıktan sonra öğrenciye tekrar gönderilir. Öğrenci imzalı belgesini gideceği kuruma gönderir. Belge gidilen kurumdan imzalı olarak geldikten sonra, öğrenci belgeyi elden teslim eder veya uib@aku.edu.tr adresine PDF olarak gönderir.

Staj Öğrenim Anlaşması – Learning Agreement for Traineeship : Öğrenim anlaşmasında üst satıra adınızı soyadınızı ve akademik yılı yazdıktan sonra, ilk sütundan başlayarak kendinizle ilgili kısımları doldurup belgeyi word dosyası olarak e-posta ile karşı kuruma gönderiniz, karşı kurum da kendisi ile ilgili kısımları doldurup, çıktı alıp, imzalayıp, mühürledikten sonra taratıp e-posta ile göndermesini ve kabul mektubu ile birlikte orijinal belgelerinizi göndermelerini isteyiniz. Belgelerin taranmış halleri ile işlemlere başlayabilirsiniz.

Önemli Not:

  • Stajınız tamamlandıktan sonra yaptığınız staj transkript ve diploma ekine bilgi olarak eklenecektir.
  • Tablo B’yi doldururken zorunlu stajınız yerine saydıracaksanız 1. tabloyu, zorunlu stajınız yoksa 2. tabloyu, yeni mezun iseniz 3. tabloyu doldurunuz. (Henüz diploma ekinizi almadıysanız stajınız diploma ekine işleneceğinden tablo2’yi doldurabilirsiniz.)

Örnek Learning Agreement (Belgedeki Türkçe kısımlar sizleri bilgilendirmek amaçlı yazılmıştır. Belge kesinlikle İngilizce doldurulacaktır!! Örnekte yeşil renkli kısımlar öğrenci tarafından mavi renkli kısımlar kabul eden kurumdan bilgi alınarak doldurulacaktır.)

7.Adım: Sağlık Sigortası: Öğrencilerimiz hareketliliğe başlamadan önce sağlık sigortası yaptırmakla yükümlüdür. Sağlık sigortası yaptırmayan öğrenciler hareketliliğe katılamazlar. Staj hareketliliğine katılacak öğrencilerimizin Seyahat/Sağlık Sigortası’nın yanı sıra Kaza Sigortası ve Kişisel Sorumluk (Mesuliyet) Sigortası da yaptırmak zorundadırlar. Yalnızca Seyahat/Sağlık Sigortası yaptıran öğrencilerle hibe sözleşmesi yapılamaz. Sigorta kapsamında (teminatları içerisinde) Seyahat/Sağlık, Kaza ve Kişisel Sorumluluk (Mesuliyet) ibarelerinin yer alması gerekmektedir. Erasmus+ hareketliliğine yönelik olarak yapılan sağlık sigortaları ile ilgili internette oldukça çok kaynak bulunmaktadır. Gerekli araştırmaları yaptıktan sonra bütçenize uygun bir sigorta belirleyip, sağlık sigortanızı yaptırabilirsiniz.

Sigorta Poliçesi; Poliçeyi yapan acente tarafından imzalı ve kaşeli şekilde taratıp e-posta ile gönderiniz. (Poliçe kapsamında sağlık, 3. şahıs mali mesuliyet(Kişisel sorumluluk) ve kaza sigortası teminatları olması gerekir.)

Örnek Sigorta

Banka Hesap Bilgisi (Euro Hesabı IBAN No): Hareketliliğe kesin olarak katılacak öğrencilerimiz, Vakıfbank’ın herhangi bir şubesinden veya online bankacılık sistemi üzerinden Euro hesabı açtırmalıdırlar. Euro hesabı açtırmayan öğrencilerimizin hibe ödemesi gerçekleştirilemez. Hibesiz olarak hareketlilikten faydalanacak öğrencilerimizin Euro hesabı açtırmalarına gerek yoktur.

  • Türkiye Vakıflar Bankası Şubelerinden birinde Euro Hesabı Dekontu (e-posta ile gönderebilir ya da elden teslim edebilirsiniz.)
  • Hibe Sözleşmesi (Euro hesap dekontu ve sigorta poliçesini bize e-posta ile gönderdikten sonra hibe sözleşmeniz hazırlanır.),

Not: Kabul mektubu ve Erasmus+ Staj Hareketliliği Sözleşmelerinin orijinalleri gelinceye kadar taranmış halleri ile işlemler yapılabilir.

8.Adım: Vize almak için Konsolosluktan veya Konsolosluğun sizi yönlendireceği aracı kurumdan randevu alınır.

Pasaport ve Vize Fotokopisi: Öğrencilerimizin hareketliliğe katılmadan önce pasaport çıkartmaları gerekmektedir. Ancak pasaport çıkarma ve vize işlemleri için uygun bir zamanlama planı yapılmalıdır. Öncelikle pasaport kaç günde çıkarılır, vize işlemleri için gereken belgeleri kaç günde toplarım, kaç gün sonraya randevu verilir ve vize kaç günde çıkar gibi bazı soruları dikkate alarak uygun zamanda pasaport ve vize başvurunuzu yapmanız gerekmektedir. Randevu alındıktan sonra;

Uluslararası İlişkiler Müdürlüğü’nden Vize/Hibe yazısı alınır.

NOT: Vize aldıktan sonra pasaportun ve vize sayfasının fotokopisi Uluslararası İlişkiler Müdürlüğü’ne teslim edilir.

9.Adım: Avrupa Komisyonu tarafından online sınava girer.

OLS (Online Dil Sınavı) (1. Test) (Dil kursu) (2. Test): Hareketliliğe başlamadan önce öğrencilerin başvuru sistemine kayıt oldukları mail adreslerine OLS dil testi gönderilmektedir. Hareketliliğe başlamadan, gelen maildeki linke tıklayarak OLS 1. testinizi çözmeniz gerekmektedir. Hareketliliğinizi tamamladıktan hemen sonra aynı mail adresinize OLS 2. test gönderilmektedir. Hareketliliğinizin bitimini takiben gelen 2. OLS testini de çözmeniz gerekmektedir. Öğrencilere faaliyet öncesi girdikleri sınav sonrasında (üniversitemize tahsis edilen lisans sayısı oranında) online dil kursu tanımlanabilir. Sınavlar ve kurslar Avrupa Komisyonu tarafından belirlenen Almanca, Fransızca, Hollandaca, İtalyanca, İngilizce, İspanyolca Çekçe, Danca (Danimarka dili), Yunanca, Lehçe (Polonya dili), Portekizce, İsveççe, Bulgarca, Fince, Hırvatça, Macarca, Romence, Slovakça, İrlandaca, Estonca, Letonca, Litvanyaca, Slovence ve Maltaca dillerde verilebilmektedir.

10.Adım: Uluslararası İlişkiler Müdürlüğü vize sayfanızı kontrol ettikten sonra, hibe sözleşmeniz 2 nüsha olacak şekilde hazırlanarak öğrenci ve müdürlüğümüz tarafından imzalanır ve bir örneği size elden verilir.

11.Adım: During the Mobility (Staj Anlaşması Değişiklik Formu):  Öğrencinin, staj hareketliliğinde değişiklik olması durumunda, “Staj Anlaşması Değişiklik Formu” doldurarak bu değişikliği belgelemekle yükümlüdür.

Staj Değerlendirme Belgesi (After the Mobility) Learning Agreement for Traineeship belgesinin son sayfasıdır. Yaptığınız staj sonunda performansınızı, kazandığınız becerileri ve başarı durumunuzu göstermektedir. Staj yaptığınız kurumda sizden/staj yaptığınız bölümden sorumlu personel tarafından doldurulmalı ve imzalanmalıdır.

12.Adım: Confirmation of Arrival-Departure:  Arrival-Departure belgesi misafir olunan kuruma varış ve ayrılış tarihlerinizi gösteren belgedir. Öğrenci kuruma ulaştığında bu belgenin Arrival kısmını doldurtur ve uib@aku.edu.tr  adresine göndererek hibenin hesabına gönderilmesi sağlanır. Öğrenci gittiği kurumdan ayrılmadan önce ise bu belgenin Departure kısmını doldurtur ve tamamlanmış halini uib@aku.edu.tr  adresine gönderir. Öğrenci belgenin aslını Uluslararası İlişkiler Müdürlüğü’ne teslim etmekle yükümlüdür.

Örnek Varış Teyit Belgesi (Confirmation of Arrival-Departure)

13.Adım: Onaylı Katılım Sertifikası (Certificate of Attendance): Öğrenci hareketliliğini tamamladığında gittiği kurumdan ayrılmadan önce katılım sertifikasını ıslak imzalı ve damgalı olarak doldurtur ve uib@aku.edu.tr adresine gönderir. Öğrenci belgenin aslını döndükten sonra Ofis’e getirmekle yükümlüdür.

Örnek Sertifika

14.Adım: OLS (Online Dil Sınavı) 2.Test: Faaliyetlerini tamamlayan öğrencilerin OLS sistemi üzerinden 2. defa dil sınavlarına girmeleri gerekmektedir. Sınav ile ilgili herhangi bir belgenin ofise getirilmesine gerek yoktur. Sınav tamamlanmadan ikinci ödemeler gerçekleştirilmeyecektir

15.Adım: AB Katılımcı Anketi-EU Survey(Participant Report): Öğrencinin, hareketliliğini tamamlamasının ardından başvuru sistemine kayıt olduğu mail adresine AB Katılımcı Anketi linki gönderilmektedir. Öğrenci online olarak cevaplanan bu anketi doldurmakla yükümlüdür.

16.Adım: Pasaport Giriş/Çıkış Damgalarının Fotokopisi: Öğrenci, ülkeden çıkış yaparken ve hareketliliği sonrası ülkeye giriş yaptığında damga vurulan sayfaların fotokopisini elden teslim eder veya uib@aku.edu.tr adresine mail yolu ile gönderir.

 

Tüm süreçleri takip edebileceğiniz kontrol listesini bu linkten indirebilirsiniz.

Herhangi bir durumdan ötürü staj hakkından feragat edilmesi durumunda ekteki dilekçenin doldurularak müdürlüğümüze teslim edilmesi/mail atılması gerekmektedir.

28 Kasım 2016, Pazartesi 6134 kez görüntülendi