Değişim Süreci Mevlana

Değişim Süreci

Yerleşen Öğrencilerin Hazırlık Süreci

1. Eşleştirme listelerinin ilanından sonra UİM, yerleşen öğrenci adaylarını gidecekleri karşı kuruma e-posta yoluyla bildirir. 
2. Öğrenci süreç içerisinde etkin bir iletişim alanı oluşması için öncelikle ‘MEVLANA EXCHANGE PROGRAM/AFYON KOCATEPE UNIVERSITY isimli Facebook grubuna üye olmalıdır. Bu sayede hem ofis ve öğrenciler arasında hızlı bilgi akışı sağlanması için bir alan oluşmuş olacak hem de aynı dönemde hareketlilikten faydalanacak öğrenciler sürece ilişkin konularda iletişim halinde bulunabilecektir.
3. UİM, öğrencilere değişim görmeye hak kazandıkları kurumun iletişim bilgilerini sunar. Öğrenci Karşı Kurumla irtibata geçer ve gerekli evrakları taratıp e-posta yoluyla hazırlayıp gönderir. Eşleşilen kurumun başvuru formu, varsa yerleşim (accommodation) formu, vb. formlar doldurulur. Öğrencinin Karşı Kuruma göndereceği en önemli evraklardan bir tanesi Öğrenim Protokolüdür. (Learning Protocol) (bkz.: Adım Adım LP hazırlama). Bölüm Koordinatöründen yardım alınarak hazırlanan Öğrenim Protokolü Bölüm Koordinatörü ve/veya yardımcısı tarafından imzalandıktan sonra UİM’ye imzalanmak üzere teslim edilir. Bırakılan tüm belgelen UİM tarafından öğrenciye teslim edildikten sonra öğrencinin yapması gereken işlemler aşağıdaki gibidir:

    

   • Söz konusu belgelerin taranmış halleri e-posta yoluyla ilgili kuruma öğrenci tarafından gönderilmelidir.  Karşı kurum tarafından istenmesi durumunda orijinaller posta yoluyla da gönderilmelidir.
   • Öğrenim anlaşmasının bir kopyası (kabul mektubu geldikten sonra ilgili anlaşma için Fakülte Yönetim Kurulu Kararı alınması maksadıyla) Bölüm Koordinatörüne ve/veya Yardımcısına bırakılmalıdır.
   • Dikkat edilmelidir ki öğrenim anlaşmasının karşı kurumdan imzalı ve kaşe ya da mühürlü nüshası Birimimize posta ve/veya e-posta ile ulaştırılmadan ve Fakülte Yönetim Kurulu Kararı gelmeden öğrencinin bursu ödenmeye başlanmaz.
4. YÖK tarafından nihai liste Kurumumuza iletildikten sonra Öğrenim tarihlerini kapsayan ve vize almaya uygun bir pasaportu olmayan öğrenciler Uluslararası ilişkiler Birimi’nden pasaport harç muafiyet yazısı talebinde bulunabilir. Oryantasyon oturumlarında talepler toplanacağı gibi öğrencilerin şahsen Birime gelerek talepte bulunmaları da mümkündür. Bu yazıyı teslim aldıktan sonra öğrenci tarafından Vergi Dairesi Başkanlığı’na giderek başvuru yapılır. Vergi Dairesi Başkanlığı’ndan alınan harç muafiyet yazısı ile Pasaport şubeye başvurarak harçsız olarak pasaport alınır. Bilgi için lütfen inceleyiniz: http://www.afyonkarahisar.pol.tr/Sayfalar/pasaport_umuma_mahsus.aspx
5. Öğrenci belgelerini gönderdikten sonra Karşı Kurum UİM’ye bir Kabul Belgesi gönderir. Öğrenci e-posta yoluyla bilgilendirilir.
6. Kabul Mektubu geldikten sonra öğrencinin yapması gerekenler aşağıdaki gibidir:

    

   Öğrenci Bölüm Koordinatörü ve/veya Yardımcısını kabul mektubunun geldiğine dair bilgilendirmelidir. Böylelikle öğrencinin öğrenim anlaşmasına ilişkin Fakülte Yönetim Kurulu Kararı alınması süreci başlatılır. Karar alındıktan sonra Birim Yönetim Kurulu Kararını Rektörlüğe ve UİM’ye gönderir.

   • Hareketlilik dönemine ait belgelerin hepsi UİM’ye teslim edilmiş olmalı ve UİM tarafından öğrenciye vize mektubu verilmelidir. Vize alındıktan sonra UİM’ye bir kopyası bırakılır.
7. Özet olarak öğrenci gitmeden önce aşağıdaki belgelerin hepsinin UİB’de öğrencinin dosyasında olması gerekir:

    

   • Aday Öğrenci Başvuru Formu (Eşleşmeden hemen sonra hazırlanır)
   • Öğrenci Başvuru Formu (Eşleşmeden hemen sonra hazırlanır)
   • Öğrenci Bilgi Formu (Eşleşmeden hemen sonra hazırlanır)
   • Öğrenci Beyannamesi (Eşleşmeden hemen sonra hazırlanır)
   • Öğrenci Yükümlülük Sözleşmesi (Gitmeden hemen önce yapılır, Vakifbank Afyon Kocatepe Üniversitesi Şubesi’nde açılmış olan IBAN numarası yazılmış ve öğrenci tarafından imzalanmış olarak)
   • Öğrenim Protokolü (Öğrenci gitmeden önce Öğrenim Protokolü fotokopisi UİM’ye bırakır ve aslını Karşı Kuruma imzalatmak üzere yanında götürür. Karşı Kurum imzaladıktan ve ihtiyaç olması halinde gerekli, ekle-sil yapıldıktan sonra Öğrenim Protokolünün ilk önce taranmış hali daha sonra aslı postayla 30 gün içinde UİB’ye gönderilir.
   • Kabul Mektubu Fotokopisi (Karşı üniversitede bulunacağınız tarihler net olarak belirtilmiş olmalıdır. Eğer kabul mektubunuzda öğrenim tarihleriniz net olarak belirtilmemişse karşı kurumdan tam bir tarih aralığı talep etmeniz ya da gideceğiniz döneme ait akademik takvimi beyan etmeniz gerekecektir.)
   • Öğrenim Protokolünün onayına dair Senato/Fakülte Yönetim Kurulu Kararı (Bu belge fakülte/bölüm tarafından da UİM’ye gönderilebilmektedir. Öğrenci bu belgeyle ilgili bilgiyi bölüm koordinatöründen almalıdır. 
   • Pasaportunda aldığı vizenin fotokopisi. (Öğrenci vize almak zorunda olmasa dahi yukarıdaki belgelerin hepsini Uİm’ye teslim etmek zorundadır.
8. Öğrencinin Afyon Kocatepe Üniversitesi kayıt dönemleri içinde Mevlana hareketlilik faaliyetinden faydalanılacak dönem için boş kayıt yapılması gerekmektedir. Öğrenci varsa harcını yatırmalı ve örgün öğrenci sistemi aracılığıyla ders seçmeden kaydını yapmalıdır.
9. Misafir olunacak kuruma ulaşıldıktan sonra hareketlilik öncesi hazırlanan Öğrenim Protokolünde belirtilen derslerin açılıp açılmadığını kontrol edilmelidir. Eğer ders programında bir değişiklik yapılmak istenirse öğrenim Protokolünün değişiklik sayfası doldurulmalıdır. Öğrenim Protokolünün değişiklik sayfası mutlaka Afyon Kocatepe Üniversite’sindeki Bölüm Koordinatörü ve/veya Yardımcısı ile görüşülerek hazırlanmalı, sonrasında misafir olunan üniversitede onaylatılmalıdır. Onaylatılan belge UİM’ye ilk önce e-posta daha sonra posta yolu ile ulaştırılır.  Değişiklik sayfasının hazırlanmasına ilişkin ayrıntılı bilgi için bkz. Adım adım LP hazırlama
10. Ders değişiklikleri Afyon Kocatepe Üniversitesi tarafından onaylanmadıkça ve ilgili Fakültenin Yönetim Kurulunca onaylanmadıkça aldığınız derslerin denkliği yapılamaz. Ders değişikliği için öğrenim başlangıç tarihinden itibaren bir ay süre tanınmaktadır.
11. Hareketlilik süresince hareketlilik sürecini etkileyebilecek her türlü durum mutlaka Uİm’ye ve Bölüm Koordinatörü ve /veya Yardımcısına bildirilmelidir.
12. Mevlana Değişim Programı öğrencilere yalnızca 4 ay boyunca burslu olarak Değişim Öğrencisi hakkını verir. Buna karşın öğrenci değişim süresini uzatmak isterse bunu hibesiz şekilde yapmayı kabul edecektir. Değişim sürecini hibesiz şekilde uzatmak isteyen öğrenci, dilekçe yazarak bu isteğini UİM’ye beyan eder. UİM her iki Kurum Koordinatörlüğüne ve Bölüm Koordinatörlerine bu talebi bildirir. Öğrencinin talebinin aksine bir durum olmadıkça öğrenci hibesiz bir şekilde Mevlana Değişim Programı öğrencisi olmaya devam eder ve Bahar Dönemi için ‘Öğrenim Protokolü’ hazırlar. Bölüm onay vermezse uzatma yapılamaz. Uzatma için de Yönetim Kurulu Kararı çıkartılır. Yönetim Kurulu Kararı Bölüm Koordinatörü tarafından UİM’ye ve Rektörlüğe gönderilir. Öğrenci Bahar Dönemi vize fotokopisini UİM’ye gönderir.
13. Tüm ülkeler için hibe bilgilerine Faydalı Bilgiler ve Belgeler sayfasından ulaşılabilir.