GİRİŞ
Erasmus+ Öğrenim Hareketliliği kapsamında yurt dışında eğitim alma hakkını kazanmış tüm öğrencilerimizi kutlarız.
Bu el kitabı, Erasmus+ Öğrenci Öğrenim Hareketliliğinden faydalanacak öğrencilerimiz için yapılması gereken işlemler konusunda bilgi vermek amacıyla AKÜ Uluslararası İlişkiler Uygulama ve Araştırma Merkezi tarafından hazırlanmıştır.
Öğrenci, yurtdışında da bu el kitabından yararlanacağı için el kitabını yurtdışına giderken yanında götürmelidir.
Bütün öğrencilerimizin güzel bir Erasmus Öğrenim dönemi geçirmelerini dileriz.
Afyon Kocatepe Üniversitesi
Uluslararası İlişkiler Uygulama ve Araştırma Merkezi
SÜRECİN BAŞLAMASI
Uluslararası İlişkiler Uygulama ve Araştırma Merkezi tarafından öğrencinin Erasmus+ aday öğrencisi olduğu, iletişim bilgileri ile birlikte misafir olacağı üniversiteye e-posta ile bildirilir.
Karşı üniversite, birimimiz aracılığı ile veya direkt öğrenciye başvuru prosedürlerini belirten bir e-mail gönderir. Göndermediği takdirde, öğrenci, gideceği üniversitenin web-sayfasından başvuru prosedürünü öğrenir.
Öğrenci, başvuru sürecinde ilgili üniversitenin web sayfasında bulunmayan her türlü bilgi için gideceği üniversite ile iletişime geçebilir.
GİTMEDEN ÖNCE HAZIRLANACAK BELGELER
A-Başvuru Aşamasında
Başvuru Evrakları (Aşağıdaki belgeler başvuru için karşı üniversiteye gönderilmek üzere birimimize teslim edilecektir. Belgeler, her üniversiteye göre değişiklik gösterebilir. Öğrenci, gideceği üniversitenin başvuru aşamasında istediği belgeleri gideceği üniversitenin web-sayfasından öğrenir.)
Başvuru formu (Application Form)
Öğrenim anlaşması (Learning Agreement) (Ulusal Ajans’ın önermiş olduğu bu kitapçıktaki Learning Agreement formunun kullanılması gerekmektedir)
Konaklama formu (Accommodation Form)
Pasaport Fotokopisi (isteniyorsa)
Fotoğraf (2 adet) (isteniyorsa)
Güncel Transkript (İngilizce) (isteniyorsa)
Özgeçmiş CV (isteniyorsa)
Dil Sertifikası (isteniyorsa)
B-Kabul edildikten sonra
Kabul belgesi
Euro Hesap cüzdanı fotokopisi veya açılış dekontu
Vize fotokopisi
Hibe Sözleşmesi
Sağlık Sigortası
BAŞVURU
Öğrenci gideceği üniversitenin başvuru tarihlerini takip etmekle yükümlüdür. Öğrenci gideceği üniversitenin web-sayfasını inceleyip başvuru süreci hakkında bilgi sahibi olduktan sonra ilgili formları indirip, doldurmalıdır.
Belgeler üniversitelerin son başvuru tarihlerinden en geç 15 gün öncesine kadar hazırlanıp, birimimize teslim edilmelidir. Belgelerin son başvuru tarihine kadar birimimize teslim edilmemesi halinde doğabilecek olumsuz sonuçlardan öğrenci sorumludur.
ÖĞRENİM ANLAŞMASI (LEARNING AGREEMENT)
Sürecin en önemli aşamalarından olan Learning Agreement (Öğrenim Anlaşması) karşı üniversiteden alınacak dersleri ve AKÜ’den muaf olunacak dersleri gösterir.
Ders seçimleri kesinlikle Erasmus Fakülte/Bölüm Rehberinin onayıyla gerçekleştirilmelidir.
Her iki üniversite yetkilileri tarafından onaylanan ve Erasmus faaliyeti esnasında öğrencinin ders yükümlülüğünü belirleyen bu form, yurtdışında alınan ve başarılı olan kredilerin denkliklerinin yapılmasını garanti eder.
4 kopya olarak hazırlanır.
Öğrenim anlaşmasında seçilecek derslerin kredi toplamı bir dönem için en az 30 ECTS, iki dönem için en az 60 ECTS olmak zorundadır.
ÖĞRENİM ANLAŞMASI DEĞİŞİKLİK FORMU
(CHANGES TO THE ORIGINAL LEARNING AGREEMENT)
Öğrenci karşı üniversiteye gittikten sonra öğrenim öncesinde hazırlanan ve onaylanan öğrenim anlaşmasında belirtilen derslerde herhangi bir değişiklik olması durumunda, bölüm koordinatörünün onayı ve bilgisi dâhilinde değişiklik formunu doldurması gerekmektedir. Öğrenci, seçmek istediği dersleri, Erasmus bölüm rehberine e-mail atarak danışmalıdır. Daha sonra değişiklik formunu doldurmalıdır.
Formda silinen ve yeni eklenen derslerin belirtilmesi zorunludur.
Gitmeden önce hazırlanmış Learning Agreement belgesindeki alınmaya devam edilen derslerin Değişiklik Formuna yazılmaması gerekir.
Öğrenci veya karşı üniversite tarafından bu formun, öğrenime başlandıktan en geç 2 HAFTA içerisinde birimimize ulaştırılması gerekmektedir. Bu sürenin aşılması durumunda, değişiklik formları kesinlikle kabul edilmeyecektir. Formun gönderilmesinden önce, formu öğrenci ve öğrencinin gitmiş olduğu üniversitedeki koordinatörün imzalaması gerekmektedir.
Öğrenim anlaşmasında yapılacak değişiklik sonrasında derslerin kredi toplamı, bir dönem için en az 30 ECTS olmak zorundadır.
Derslerde değişiklik olmazsa, bu form doldurulmayacaktır.
KONAKLAMA (ACCOMMODATION)
Öğrenci kalacak yerini kendisi temin etmek zorunda olup, bu konuda karşı üniversitenin yetkilileri ile iletişime geçmelidir.
Kalacak yer temin eden üniversiteler, web sayfalarında “Accommodation Form” yayınlamaktadır. Bu form doldurulup, başvuru belgelerine eklenmelidir.
KABUL MEKTUBU (LETTER OF ACCEPTANCE)
ve VİZE (HİBE) YAZISI
Gidilecek üniversite, öğrencinin başvuru belgelerini aldıktan sonra, başvuruyu uygun bulması halinde öğrenci adına düzenlenmiş kabul mektubunu (Letter of Acceptance) gönderir. Kabul mektubu, öğrencinin başvuru formunda belirttiği adrese ya da merkezimize gönderilir. Kabul mektubunun orijinali merkezimizde, fotokopisi ise öğrencide bulunur. Gerekli görüldüğü durumlarda orijinali öğrenciye verilebilir.
Kabul mektubu ve karşı tarafın imzaladığı Learning Agreement belgesi gelen öğrenciye birimimiz tarafından hazırlanan hibe yazısı verilir. Hibe yazısı, öğrencinin Erasmus Öğrenim Hareketliliğine katılacağını belirtir ve gideceği ülkeye göre alacağı aylık hibe miktarını gösterir.
PASAPORT
Erasmus öğrencileri pasaport alırken pasaport harç ücreti ödemezler. Bunun için öğrenci, kendi öğrenci işleri biriminden “Pasaport Harç Muafiyet Formu” (4 tane) alır. Öğrenci, bu formu doldurur ve gerekli imzaları attırır. Formu, Öğrenci İşlerine götürür, Öğrenci İşleri forma tarih ve sayı numarası verdikten sonra formun doldurulması tamamlanır.
Bu formun 1 nüshası, Afyon Defterdarlığı’na (5. Kat) verilir, diğer bir nüshası ise Afyonkarahisar İl Emniyet Müdürlüğü Pasaport Şube Müdürlüğü’ne verilir.
Afyonkarahisar İl Emniyet Müdürlüğü Pasaport Şube Müdürlüğü tarafından istenilen diğer belgeler (güncel bilgiler için, lütfen ilgili kurumun web sayfasını kontrol ediniz):
+ TC kimlik numarası bulunan nüfus cüzdanının aslı ve fotokopisi
+Son 6 ay içinde çekilmiş 2 adet arka fonu beyaz, biometrik fotoğraf.
+Varsa önceden alınmış pasaport
+Pasaport cüzdan bedelinin yatırıldığına dair dekont (Afyon Defterdarlığına veya bankalara cüzdan bedeli ödenir).
+Pasaportlar Ankara da tanzim edildikten sonra PTT aracılığı ile adrese teslim edilmektedir.
Pasaportunuz çıktıktan sonra fotokopisinin birimimize verilmesi zorunludur.
SAĞLIK SİGORTASI
Öğrenci, yurtdışına çıkmadan önce tüm eğitim süresini kapsayacak Sağlık Sigortası yaptırmak zorundadır. Bu sigorta, öğrencinin gideceği ülkedeki sağlık kurumlarından alacağı olası tedavileri karşılamalıdır.
İstenen sağlık sigortası sadece “seyahat sağlık sigortası” değildir! Seyahat sağlık sigortası gittiğiniz ülkede sağlık masraflarınızı karşılamaz.
Konsolosluklar vize başvurusu sırasında Seyahat-Sağlık Sigortası istemektedir. Vize başvurusu yapmadan önce bu sigortayı eğitim dönemini kapsayacak şekilde ve en az 30.000,00 Avro teminatlı olarak yaptırınız.
1) SGK anlaşmalı ülkeler ve sağlık sigortası:
Türkiye’nin bazı ülkelerle Sosyal Güvenlik Anlaşması bulunmaktadır. SGK anlaşmalarının içerikleri her ülke için farklı olabilmektedir. Sağlık sigortasını da kapsayan anlaşmalı ülkelerde, Türkiye de çalışan ya da emekli anne babaların vesayetinde olan çocuklar, eğitim için bulundukları sürede de SGK haklarında bir kesinti olmaksızın gittikleri ülkede sağlık sigortasından yararlanabilmektedirler. Öğrencinin bu hakkından yararlanabilmesi için SGK’dan her ülke için farklı bir kodu olan bir belge alması gerekmektedir. SGK anlaşması olan ülkeler: Almanya, Hollanda, Belçika, Avusturya, Fransa, Danimarka, Makedonya, Romanya, Çek Cumhuriyeti, Hırvatistan (Bu listedeki ülkelerle yapılmış SGK anlaşmalarının sağlık sigortasını kapsayıp kapsamadığını SGK’ya başvurarak öğrenebilirsiniz).
Sağlık sigortasından yararlanmak için izlemeniz gereken prosedürü lütfen bağlı bulunduğunuz SGK müdürlüğünden öğreniniz.
2) Özel Sağlık Sigortası
Gittiğiniz ülke için SGK anlaşması bulunmuyorsa, kalacağınız sürenin tümünü kapsayan ve yurtdışında da sağlık giderlerinizi karşılayacak sağlık sigortası yaptırmak zorundasınız. Sigorta poliçenizin kopyasını Erasmus Ofisine teslim etmelisiniz.
Aşağıda bu sigortayı yapan bir firma ve poliçe örneği örnek olarak verilmektedir:
- AON Student Insurance – www.aonstudentinsurance.com (Her ülke için değişmekle birlikte, günlük sigorta tutarları ortalama 1.40-1.94 € arasında değişmektedir. Ödemeyle birlikte yarım saat içinde poliçenizi e-mail yoluyla alabilirsiniz. Gideceğiniz ülke için bir araştırma yaparak, istenen kurallara uygun sağlık sigortanızı online olarak yaptırmanız mümkün olacaktır.)
https://www.aonstudentinsurance.com/students/en/
https://www.aonstudentinsurance.com/pdf/INT_Policy_Terms_and_Conditions-no_1_14_en.pdf
https://www.aonstudentinsurance.com/pdf/cover-overview_ICS_en.pdf
Yukarıda bir örnek olarak verilen firmanın yanı sıra başka firmaların da, belki daha uygun koşullarda, bu sigortayı yapıyor olmaları mümkündür.
VİZE İŞLEMLERİ
Vize işlemleri ve masrafları tamamen Erasmus öğrencisinin sorumluluğundadır.
Kabul mektubunun ve hibe yazısının alınması ile vize işlemleri süreci başlamış olur.
Vize için gerekli diğer belgeler (İngilizce öğrenci belgesi, sağlık ve seyahat sigortası, uçak rezervasyonu gibi) ilgili ülkenin konsolosluklarından öğrenilebilir.
Kalınacak süre 3 aydan fazla olduğu için bazı ülkelerde (FİNLANDİYA, ÇEK CUMHURİYETİ, DANİMARKA gibi) alınacak vize, oturma izni olmaktadır. Oturma izni ve vize işlemleri bazı ülkeler için uzun sürdüğü için vize başvuruları mümkün olduğunca erken yapılmalıdır.
Vize alındıktan sonra pasaporttaki vize sayfasının fotokopisinin birimimize verilmesi zorunludur.
HİBE SÖZLEŞMESİ
Hibe ödemesinin yapılabilmesi için gerekli olan sözleşme, tarafların yasal ve hibe ödeme bilgilerini içermektedir. Bu sözleşmenin yapılabilmesi için, öğrencinin gitmeden önce mutlaka avro hesabı açtırıp, hesap cüzdanı fotokopisini birimimize teslim etmesi gerekmektedir.
Başvuru sürecinin ve bütün evrakların tamamlanması halinde ilk hibe ödemesi için birimimiz tarafından ödeme talimatı verilir.
Hibe almadan programdan yararlanacak öğrenciler için de bu sözleşmenin yapılması gerekmektedir.
HİBE
Hibeler yurtdışı öğrenim masraflarının tamamını karşılamaya yönelik olmayıp, sadece maddi bir destektir. Aylık hibe miktarı her ülke için farklıdır. Faaliyetin başlangıcında hibe miktarları kabul yazısı üzerindeki tarihlere göre hesaplanır ve bu hesaba göre bulunan toplam hibenin %70’i öğrencinin hesabına ilk ödeme olarak yatırılır. Geriye kalan %30’luk kısım ise, öğrenim dönemi sonunda, öğrenciye verilen “katılım belgesi”nde ve pasaport giriş/çıkış tarihlerinde yer alan kesin gerçekleşme süresi ve öğrencinin başarı ve sorumluluklarını yerine getirme düzeyi dikkate alınarak yapılır. Kesin faaliyet süresi, katılım sertifikasında bulunan faaliyet başlangıç-bitiş tarihleri ve pasaportta yer alan giriş-çıkış tarihlerine göre hesaplanır. Belgelerde yer alan en kısa tarih aralığı faaliyet süresi olacak şekilde kabul edilir.
Yurtdışında bulundukları süre içinde derslerine devam etmedikleri, sınavlarına girmedikleri ve/veya öğrenci olarak yapmakla yükümlü oldukları sorumluluklarını yerine getirmedikleri tespit edilen ve bu durumu belgelendirilen öğrencilerin toplam hibelerinin % 30’u kesinlikle ödenmez.
Öğrenim Anlaşmasında belirlenen ders programının (toplam kredi sayısının) en az üçte ikisinde başarılı olamayan öğrencilerin faaliyet süreleri için hesaplanan toplam hibelerinin % 20’si kesinlikle ödenmez.
Öğrencinin gittiği kurumdaki resmî günleri hariç, yani normal şartlarda öğrenimin devam etmesi gereken durumlarda 1 haftadan fazla süre ile misafir olduğu kurumdan (şehirden/ülkeden) ayrılması durumunda ayrı kaldığı süreler için hibe ödemesi yapılamaz. Daha önce ödeme yapılmış olsa bile bu dönem için verilen hibenin iadesi talep edilir.
|
Ülke Grupları |
Hareketlilikte Misafir Olunan Ülkeler |
Aylık Öğrenci Öğrenim Hibesi (Avro) |
| 1. ve 2. Grup Program Ülkeleri | Birleşik Krallık, Danimarka, Finlandiya, İrlanda, İsveç, İzlanda, Lihtenştayn, Lüksemburg, Norveç, Almanya, Avusturya, Belçika, Fransa, Güney Kıbrıs, Hollanda, İspanya, İtalya, Malta, Portekiz, Yunanistan |
500 |
| 3. Grup Program Ülkeleri | Bulgaristan, Çek Cumhuriyeti, Estonya, Hırvatistan, Letonya, Litvanya, Macaristan, Makedonya ,Polonya, Romanya, Slovakya, Slovenya, Türkiye |
300 |
AKÜ KAYIT
Erasmus öğrencileri gittikleri ülkede üniversite için herhangi bir eğitim ücreti/harç ödememektedir. Öğrenci kendi üniversitesine kayıt ücretini ödemekle yükümlüdür.
Kayıt döneminde Erasmus öğrencileri ders seçimi yapmayacaktır.
Yurtdışında bulunan süre boyunca, öğrencinin Türkiye’den aldığı öğrenim kredisi vb. burslarında kesinti olmayacaktır.
DÖNÜŞTE GETİRİLECEK BELGELER
1-KATILIM BELGESİ (ATTENDANCE CERTIFICATE)
2-PASAPORT GİRİŞ-ÇIKIŞ TARİHLERİNİN OLDUĞU SAYFALAR ve BOARDING PASS
3-TRANSKRİPT
4-SECTION TO BE COMPLETED AFTER THE MOBILITY
5-CONFIRMATION OF ARRIVAL & STUDY PERIOD
6-LEARNING AGREEMENT (varsa DEĞİŞİKLİK BELGESİ)